Kniha jízd: kdy a jak ji vést

Kniha jízd je pro řadu podnikatelů nutné zlo, jenže často rozhoduje o tom, kolik ušetříte na daních. Slouží jako důkaz, že auto používáte pro podnikání. Tento článek vysvětluje, kdy ji vést, co do ní patří a kdy se místo ní vyplatí jednodušší paušál. Daňová pravidla berte orientačně a konkrétní nastavení proberte s daňovým poradcem nebo s finanční správou.

Kdy knihu jízd vést

Povinnost vést knihu jízd vyplývá ze způsobu, jakým uplatňujete výdaje na auto, ne z toho, že prostě podnikáte.

Skutečné výdaje

Pokud chcete do nákladů zahrnout reálné výdaje na provoz vozu (pohonné hmoty, servis, pojištění, odpisy), musíte je doložit. Kniha jízd je obvyklý důkaz, že jízdy souvisely s podnikáním a v jakém poměru. Bez evidence hrozí, že finanční úřad výdaje neuzná.

Firemní auta a soukromé jízdy

U vozu, který slouží zároveň služebně i soukromě, kniha jízd rozliší oba účely. To je důležité pro správné krácení výdajů i pro odpočet DPH. Záznam by měl u každé jízdy jednoznačně ukázat, zda šlo o cestu pracovní, nebo soukromou.

Co musí kniha jízd obsahovat

Zákon přesný vzor nepředepisuje, z praxe finanční správy ale plyne, že každý záznam by měl uvádět:

• datum jízdy,
• účel cesty (například jednání s klientem, nákup materiálu),
• trasu odkud kam,
• stav tachometru na začátku a na konci,
• počet ujetých kilometrů.

Doporučuje se evidovat i registrační značku vozu a jméno řidiče. Evidenci můžete vést v sešitě, v tabulce, nebo v aplikaci. Náklady na cestu si orientačně spočítáte v kalkulačce spotřeby a ceny cesty.

Kniha jízd, nebo paušální výdaj na dopravu

Místo evidence skutečných nákladů lze za podmínek zákona o daních z příjmů využít paušální výdaj na dopravu. Jde o pevnou měsíční částku za vozidlo, u kterého nemusíte vést knihu jízd ani schovávat účtenky za pohonné hmoty pro tento účel.

Pokud jedete vlastním autem na pracovní cestu, náhradu si spočítáte v naší kalkulačce cestovních náhrad, kde si zároveň stáhnete prázdný vzor knihy jízd.

• Pokud auto používáte i soukromě, uplatní se obvykle jen krácená výše paušálu, a ve stejném poměru se krátí i další související výdaje.
• Paušál se vyplatí spíš při nižším nájezdu a nižších reálných nákladech. Při vyšších výdajích bývá výhodnější evidovat skutečné náklady.

Která varianta vyjde lépe, závisí na konkrétních číslech. Protože pravidla mají řadu výjimek a v čase se mění, propočet i volbu zkonzultujte s daňovým poradcem.

Elektronická kniha jízd a GPS

Ruční zapisování nahrazují aplikace a GPS jednotky, které jízdy ukládají automaticky a samy doplní trasu i kilometry. Šetří čas a snižují riziko chyb. Aby evidence obstála při kontrole, musí i elektronický záznam obsahovat výše uvedené náležitosti a vy byste měli umět rozlišit služební a soukromé jízdy.

Kniha jízd a DPH

Plátce DPH, který uplatňuje odpočet u nákladů na auto, prokazuje rozsah služebního použití zpravidla právě evidencí jízd. I když zvolíte paušální výdaj na dopravu pro daň z příjmů, neznamená to automaticky, že nemusíte řešit evidenci pro DPH. Nastavení odpočtu u kombinovaného (služebního i soukromého) využití vozu patří mezi častá témata daňových kontrol, proto ho neřešte od oka, ale s poradcem.

Auto v podnikání má i další finanční roviny. Jak je pořídit, srovnává článek leasing versus úvěr na auto. Další úřední povinnosti kolem vozidla shrnuje sekce úřady.